+38 (066) 518-2001
AB группа компаний инновационных информационных технологий Admin CMS. Система управления контентом. Компания дизайн и интернет решений AB Design
Admin CMS
Система управления
контентом
ERP
системы
DMS
Imperial
SocialMaster
Социальные сети
различной степени сложности
NewsПортал
Информационный или
новостной ресурс
Circle Corporat CMS
Управление контентом множества
сайтов из единого центра.
Vast CRM
Решение любой
степени сложности
InPortal
внутри корпоративный
портал
Game Department
Отдел
разработки игр
AB Design
Компания дизайн и интернет решений

СЭД. Внедрение системы электронного документооборота


Проблемы внедрения систем электронного документооборота (СЭД)

Система электронного документооборота (СЭД) — это автоматизированная многопользовательская система, которая сопровождает процесс управления документами на предприятии с целью обеспечения выполнения такой организацией своих задач.

Принципы функционирования систем электронного документооборота:

  • одноразовая регистрация документа;
  • возможность выполнения нескольких операций одновременно, с целью сокращения времени передвижения документов и повышения оперативности их выполнения;
  • беспрерывность движения документа;
  • единая база информации для централизованного хранения документов и исключения возможности их дублирования;
  • эффективно организованная система поиска документов;
  • сформированная система отчётности по различным статусам документов, которая позволяет контролировать движение документов по процессам документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота имеет свои особенности: дело в том, что система должна быть внедрена полностью, на всех компьютерах, на которых занимаются созданием, редактированием и хранением информации, иначе эффективность ее использования будет минимальной. Эта особенность СЕД отталкивает людей, стремящихся избежать чего-либо нового. Консерватизм сотрудников чаще всего обусловлен нежеланием изучать новые программы, а иногда и их низкой образованностью. Такая проблема может поставить под угрозу весь процесс внедрения систем электронного документооборота. Особенно это касается компании, где кадровая политика очень консервативна и даже ее руководитель не имеет полномочий перемещать или обновлять кадры

Сложностью внедрения также являются постоянные структурные изменения в компании и слабая формализация бизнес-процессов. Однако уже внедренная система электронного документооборота существенно упрощает реализацию этих структурных изменений. Присутствие СЭД дает возможность избежать сложностей, которые возникают при передаче большого объема информации на бумаге из одного отдела в другой, например, в случае учреждения нового отдела. Но осуществить внедрение СЭД в работающую, постоянно меняющуюся организацию достаточно сложно.

Сказанное выше не означает, что внедрение системы электронного документооборота невозможно. Необходимо внедрять только такие компоненты СЭД, которые подходят данной компании. Например, если у организации достаточно неформализованная структура, можно создать вполне эффективный электронный архив, который даст возможность упорядочить хранение документов, настроить доступ к ним разным сотрудникам и организовать дополнительные возможности. Позже можно провести формализацию документооборота в подразделениях, которые максимально устоялись. При таком подходе очень важно найти хорошую компанию веб услуг, которая ориентирована на долгосрочную работу с заказчиком, а не на единоразовый контракт с максимальной суммой. Кроме того, внедренная система электронного документооборота должна быть модульной, то есть с возможностью наращивания функционала во время эксплуатации системы.

Материал не является исчерпывающим и предоставлен лишь для ознакомления с основными проблемами, существующими в данной сфере. Для получения подробной информации о сотрудничестве обратитесь к нашим менеджерам или звоните по нижеуказанному номеру.
(044) 541-22-13

Читайте про наш программный продукт DMS Imperial

Смотрите также:

К разделу



Инновации уже сегодня™


Скачать: 





© 2007-2015 AB Solut компания передовых разработок. Все права защищены.
Контакты / Информация о группе / Создание сайтов
Компания дизайн и интернет решений AB Design Разработано компанией
AB Design 2009
Разработка стартапов